¿Qué formato digital es conveniente para documentos técnicos?

Después de mi presentación, la pregunta de Cenis me puso a investigar. ¿La recuerdan? Era referida a si el formato .pdf era el mejor formato digital para manuales, entendiéndose que un .pdf es como un libro, pero digital. De allí me saltó la duda, y me puse a investigar.



El formato pdf
Nos hemos convertido en casi fanáticos del Microsoft Word, al punto que rara vez nos conseguimos con personas que usen otro procesador de palabras. Los PDF (Portable Document Format) en mi entorno comenzó a ser popular más por su descarga que por su generación. Muchos nos enteramos que había libros, revistas, publicaciones, manuales y normas en ese formato, y la descarga de esos textos comenzó a difundirse ampliamente. Pocos eran los que generaban algún documento en pdf (entendiéndose que los editores de pdf no son procesadores de palabra, sino que más bien es el resultado final de imprimir un documento generado por estos últimos, aunque ya casi todos los procesadores de palabra han incluido el formato pdf en sus opciones de guardar como...).

Quienes se arriesgaron a generar pdf encontraron utilidad en eso. Si envías un documento Word, para que alguien lo revise, está limitado a la versión de Microsoft Office que tenga el lector, lo que significa que puede haber modificaciones importantes del producto final. En cambio, si envías dicho producto congelado en un formato pdf, se evita ese riesgo. Lo que pasa es que el lector no podrá modificar ese documento. Y eso ¿es bueno o es malo?

El flujo de trabajo

Es bueno si se trabaja respetando un flujo de trabajo. Cuando se trabaja respetando la autoría, solamente los autores tienen el derecho a modificar el documento generado, así se trate solamente de poner una coma, lo que significa que el revisor solamente podrá comentar el documento. Eso permite que el resultado final finalísimo sea producto de los autores y no de terceras manos, para que el autor esté enterado. Si se envía el resultado en word, existe mucha posibilidad de que el autor pierda la ruta y no se entere de modificaciones realizadas por otros, eso definitivamente no es ético.

Dos omisiones
El mal uso (o desuso) de los documentos pdf se cometen por dos omisiones. La primera es que se omita que a algunos autores no les guste usar Word. Están en su derecho, pero se ven forzados a usarlo para entregar un producto que el lector/revisor quiere modificar. Pero también se omite que existen muchísimos editores de pdf con los que se pueden incluir comentarios (y muchos de ellos son FOSS). Entonces, con un editor pdf el lector/revisor puede comentar y devolver el documento comentado a los autores para que ellos realicen las modificaciones, y con eso se respete el flujo de trabajo.

Un paradigma
Pero aún queda pendiente el punto de si el formato pdf es el más adecuado en todos los casos. Evidente mente que, si el documento es para una versión impresa, no hay dudas de que sí debe ser así, pero si no necesariamente va a ser impreso, entonces salta la duda.

Los pocos autores que sí buscan que se les respete su flujo de trabajo y que generan productos en versiones pdf, a veces olvidan que algunos de dichos productos no son para ser impresos, pero mantienen el paradigma.

Duff Johnson comenta en su artículo The only digital document format, lo siguiente: "Not every PDF is designed with reliability in mind", que le da pie para su comparación entre el nuevo formato PDF/A y el HTML, haciendo hincapié en si lo que se quiere es preservar el documento.

Rachel Jia en su artículo Ideal Document File Formats for Digital Document Management resalta la importancia de los formatos jpg, tiff y pdf como formatos digitales e invita a que se ecoja el formato adecuado.

Para un documento impreso coincido que el producto final puede ser pdf (y, sin lugar a dudas, sé que para documentos técnicos no se debería usar Word sino LATEX, y es algo que ya debería saber todo el mundo) pero en el caso de un manual o algunas instrucciones que no se van a imprimir, se puede usar un blog, o ¿por qué no?

Estamos acostumbrados a creer que los informes técnicos, las notas técnicas, los estado del arte y los manuales son los únicos documentos técnicos, pero Anastasia (y muchísimos otros autores) nos recuerda que no es así. 

Hay empresas que promueven el uso de otras herramientas digitales para presentar documentos a sus clientes, tal como lo hace Stepshot (y esto no es publicidad, es solamente un ejemplo) cuando promueve Your Tool to Create a Process Documentation Guide in a Breeze.




Conclusión

Si no lo vas a imprimir: 

• ¿por qué usar un procesador de palabras para generar un formato fracturable?
• ¿por qué generar un pdf?

Si vas a revisar y hacer comentarios a un documento, lo mejor es hacerlo en pdf, aunque el resultado final sea un blog u otro formato digital.


Recomendaciones

Ya que mencioné a LaTeX, entonces lean esto:

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LATEX for academics and researchers who (think they) don’t need it

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